A.
Pendahuluan
Dalam dunia kantor
tidak akan terlepas dari kegiatan kesekretariatan atau pekerjaan kantor yang
meliputi seluruh aktivitas menghimpun atau mengumpulkan, mengolah,
menggandakan, mengirim, menyimpan, memelihara dan memusnahkan bahan berupa
keterangan atau informasi yang berguna bagi perusahaan. Dan biasanya yang bertugas melakukan pekerjaan kantor atau
kesekretariatan tersebut adalah sekretaris.
Sekretaris ditinjau
dari etimologinya adalah secretum (bahasa latin) yang berarti rahasia. Oleh
karena itu sekretaris dalam kerjanya harus dapat menyimpan rahasia kantor
maupun pimpinannya. (Menjadi Sekretaris Profesional dan Kantor Yang
Efektif,Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani, 2005 : 12)
Selain bertugas
melakukan pekerjaan kantor sebagai perkerjaan rutinnya, seorang skretaris juga
dituntut mampu melakukan pekerjaan-pekerjaan di luar pekerjaan rutin seperti
pekerjaan yang membutuhkan kreatifitas, misalnya menyiapkan rapat, seminar,
mengatur pertemuan dan jamuan makan, mengatur perjalanan dinas pimpinan serta
pekerjaan-pekerjaan lainnya.
Seorang sekretaris juga
tidak terlepas dari kegiatan manajerial, yang meliputi perencanaan(planning),
pengorganisasian (organizing), penggerakkan (actuating), pengawasan
(controlling).
Menjadi seorang
sekretaris bukanlah profesi yang mudah. Untuk menjadi seorang sekretaris
dibutuhkan kemampuan yang terlatih. Jadi tidak sembarang orang dapat menjadi
seorang sekretaris, ada kriteria-kriteria tertentu yang harus dimiliki oleh
seseorang yang ingin menjadi sekretaris, misalnya harus menempuh pendidikan
minimal jenjang D3 Sekretaris, selain pendidikan juga harus punya pengalaman
dalam bidang kesekretariatan.
B.
Pembahasan
Seperti yang telah
diketahui, semua kantor pasti membutuhkan seorang sekretaris untuk membantu
mengatur kantor tersebut. Peran seorang sekretaris dalam sebuah kantor sangat
bersar, dalam mengerjakan pekerjaan kantor maupun dalam memberikan citra yang
baik pada pelanggan. Berkaitan dengan hal tersebut, maka seorang sekretaris
harus mampu menjaga penampilan diri.
Penampilan diri yang
baik akan membentuk citra yang positif bagi pelanggan, karena seorang
sekretaris dapat dikatakan icon dari sebuah perusahaan, jadi citra sebuah
perusahaan juga ditentukan oleh pelayanan sekretarisnya. Adapun indikator
penampilan diri yang baik adalah :
1.
Penampilan
yang bersih meliputi kebersihan pakaian, sepatu, dan kebersihan badan.
2.
Penampilan
yang rapi dapat diukur dengan cara berpakaian sesuai dengan tata krama
kesopanan, rapi dan pantas.
3.
Penampilan
(sikap dan tindakan) yang menarik. (Komunikasi Interpersonal, Suranto AW, 2011
: 150-151)
Tugas seorang
sekretaris sangat beraneka ragam. Setiap hari tugas-tugas tersebut akan semakin bertambah dan berkembang. Jadi
seorang sekretaris harus pandai-pandai dalam membagi waktu agar semua
pekerjaannya dapat terselesaikan dengan efektif dan efisien.Adapun tugas-tugas
sekretaris dapat dikelompokkan dalam 4 kegiatan, yaitu :
1.
Tugas
rutin, yakni tugas yang tidak memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau
pengawasan khusus. Mislanya : tugas pengurusan surat, menermia tamu, tta
kearsipan, membuat jadwal kerja pimpinan dan menerima telepon.
2.
Tugas
khusus, yaitu tugas yang memerlukan perintah atau sesekali pimpinan mengingkan
sekretaris menggunakan pertimbangan dan pengalaman sekretaris untuk
menyelesaikannya. Misalnya membuat perjanjian, mengirim faximile.
3.
Tugas
yang bersifat kreatif, yakni tugas yang berasal dari inisiatif sekretaris itu
sendiri. Biasanya hal-hal yang idlakukan sekretaris adalah perkerjaan yang
mendukung/ menunjang kerja pimpinan dalam menyelesaikan tugas.
4.
Tugas
untuk melakukan hubungan dan kerjasama, dalam hal ini meliputi :
a.
Hubungan
kerjasama dengan dunia luar.
b.
Hubungan
kerjasama de dalam organisasi. (Menjadi Sekretaris Profesional dan Kantor Yang
Efektif,Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani, 2005 : 24-26)
Tugas sekeratirs
tidak terlepas dari tugas pimpinan. Bahkan seringkali sekretaris menjadi
pengganti pimpinan. Jika pimpinan sedang tidak ada di tempat. Maka seorang
sekretaris juga perlu memiliki ketrampilan dalam bidang manajerial yang meliputi
perencanaan (planning), pengorganisasian(organizing), penggerakkan (actuating)
serta pengawasan (controlling).
Berkaitan dengan
tugas-tugas sekretaris. Ada tugas khusus dan tugas kreatif yang biasa dilakukan
oleh seorang sekretaris. Tugas tersebut merupakan tugas di luar tugas rutin
sekretaris. Tugas khusus maupun tugas kreatif biasanya akan banyak membutuhkan
ketrampilan dan kreatifitas sekretaris dalam melaksanakannya.
Ada berbagai
macam tugas khusus dan tugas kreatif seorang sekretaris yang sering dilakukan
diantaranya adalah :
1.
Mempersiapkan
Perjalanan Dinas Pimpinan
Seorang pimpinan perusahaan biasanya akan sering
melakukan perjalanan dinas ke luar kota bahkan ke luar negeri. Sebagai seorang
sekretaris harus mengetahui apa saja yang dibutuhkan dalam perjalanan dinas
pimpinan tersebut. Adapun persiapan yang biasanya dilakukan oleh sekretaris
dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan antara lain :
a.
Persiapan
transportasi, dapat menggunakan mobil kantor atau alat transportasi lain
seperti pesawat. Jika itu menggunakan pesawat, seorang sekretaris harus
melakukan pemesanan tiket pesawat jauh hari sebelum hari keberangkatam. Selain
tiket berkas-berkas seperti visa, passport dan sebagainya juga merupakan tugas
sekretaris.
b.
Persiapan
penginapan. Perjalanan dinas tidak cukup hanya sehari, jadi biasanya
membutuhkan penginapan. Oleh karena itu seorang sekretaris harus melakukan
reservasi hotel yang nantinya akan digunakan pimpinan untuk menginap.
c.
Mempersiapkan
jadwal kegiatan perjalanan dinas pimpinan dari mulai berangkat dari kantor,
sampai pulang kembali ke kantor. Semua waktu kegiatan tersebut harus diatur
sehingga efektif.
d.
Mempersiapkan
dokumen-dokumen yang dibutuhkan pimpinan selama perjalanan dinas. Seperti
berkas atau dokumen yang terkait dengan kegiatan perjalanan dinas pimpinan.
2.
Mempersiapkan
Penyelenggaraan rapat
Sebagai seorang sekretaris harus mengetahui
bagaimana mempersiapkan rapat, apa saja yang dibutuhkan pada saat rapat. Adapun
hal-hal yang perlu di persiapkan pada
penyelenggaraan rapat diantaranya :
a.
Tempat/ruang
rapat. Sekeretaris mempersiapkan tempat rapat yang disesuaikan dengan jumlah
peserta rapat dan tamunya serta fasilitas yang dapat membantu kelancaran rapat.
Misalnya listrik yang cukup, temperatur ruangan, sound system, LCD atau OHP(bila
diperlukan). Apabila rpat diselenggrakan di ruang kerja pimpinan, sekretaris
mengatur agar ruangan tersebut siap dipakai. Bila rapat diselenggarakan di
tempat lain, sekretaris harus sudah memesan lama sebelum rapat diadakan.
Apabila perlu sekretaris bisa merubah tata ruang rapat agar memberkan suasana
yang berbeda dan segar.
b.
Membuat
Undangan dan menentukan jumlah calon peserta sesuai dengan pengarhan pimpina.
Ushakan undangan bisa diterima oleh peserta rapat tidak mendesak, sehingga
merke bisa mempersiapkan bahan rapat.
c.
Peralatan
yang mungkin dipersiapkan : white board dan spidol, papan pengumuman, stapler,
tape dan kasset kosong, map, pensil, kertas HVS, buku catatan, asbak, komputer,
dan sebagainya.
d.
Penyediaan
konsumsi, jumlahnya sebanyak peserta rapat dan petugas-petuga yang memperlancar
jalannya rapat (lebih baik dilebihkan jumlah satuan konsusmsi daripada kurang).
e.
Agenda
rapat. Untuk penyusunan acara rapat sekretareis harus berkonsultasi dengan
pimpinan, sekaligus dibicarakan mengenai agenda rapat. Dengan mengetahui agenda
maka akan lebih mudah bagi sekretaris untuk mempersiapkan dokumen yang
diperlukan.
f.
Mengumpulkan
bahan-bahan pelengkap atau hal-hal yang mendukung kelancarann dalam rapat :
prensensi, kebersihan ruang/kamara kecil, tempat shola, parkir dan yang
lainnya.(Menjadi Sekretaris Profesional dan Kantor Yang Efektif,Rosidah dan Ambar
Teguh Sulistiyani, 2005 : 91-92)
3.
Mempersiapkan
Janji dan Jamuan Makan
Tidak jarang seorang sekretaris ditugaskan untuk
membuat janji dengan kolega ataupun rekan bisnis. Dan seringkali pembuatan
janji akan diikuti dengan jamuan makan. Seorang sekretaris biasanya akan
menemani pimpinan jika pimpinan menghadiri pertemuan ataupun undangan janji dan
jamuan makan oleh koleganya. Pada jamuan
tersebut biasanya akan membahas tentang pekerjaan dan yang terkait dengan
kantor.
Sebuah acara jamuan makan berguna untuk mempererat
hubungan antar perusahaan. Oleh karena itu seorang sekretaris harus mengetahui
bagaiman etika pada saat jamuan makan tersebut.
Selain itu sekretaris juga harus mengetahui
bagaimana mempersiapkan jamuan makan, sehingga apabila sewaktu-waktu diminta
pimpinan untuk mempersiapkan jamuan makan dapat dilakasanakan dengan baik.
C.
Penutup
Profesi seorang
sekretaris tidak boleh dianggap sebelah mata. Karena profesi tersebut sangatlah
penting bagi sebuah perusahaan. Seringkali banyak yang menganggap profesi
sekretaris adalah profesi yang mudah, tapi kenyataanya tidak semua orang dapat
melakukannya dengan baik, butuh kemampuan yang terlatih dan terdidik untuk
menjadi sekretaris yang profesional.
Tugas-tugas sekretaris
yang beraneka ragam menuntut seorang sekretaris untuk dapat bekerja efektif dan
efisien. Selain dituntut untuk memiliki kemampuan yang terlatih dan terdidik.
Seorang sekretaris juga harus kreatif, karena ada tugas-tugas sekretaris yang
membutuhkan kreatifitas dalam pelaksanaannya.
Disamping mampu dalam menjalankan
tugasnya dengan efektif dan efisien. Seorang sekretaris juga harus
memperhatikan penampilan diri (grooming). Karena penampilan diri yang baik akan
membentuk citra yang positif. Seorang sekretaris merupakan icon dari perusahaan
jadi harus dapat menjaga penampilan dirinya agar dapat meciptakan citra yang positif
bagi perusahaan.
D.
Daftar
Pustaka
Sulistiyani,
Ambar Teguh dan Rosidah. 2005. Menjadi
Sekretaris Profesional dan Kantor yang Efektif. Yogyakarta: Gava Media
AW,
Suranto. 2011. Komunikasi Interpersonal.
Yogyakarta: Graha Ilmu
0 komentar:
Posting Komentar